งานที่เกี่ยวกับเอกสาร (Paperwork)

1ใน7 บทบาทระดับพื้นฐาน (Primary Functions) ในบทบาทสำนักงาน  ข้อที่ 1สำนักงานเปรียบเสมือนศูนย์ปฏิบัติการด้านเอกสาร และเป็นศูนย์กลางที่ใช้จัดเก็บ และค้นคืนเอกสารทั้งหมด เพื่อใช้ในการอ้างอิง ประกอบการตัดสินใจ หรือเพื่อใช้เป็นหลักฐานต่าง ๆ

ในปัจจุบันงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารมีแนวโน้มที่จะลดปริมาณจำนวนเอกสารลงเนื่องจากมีเทคโนโลยี เข้ามาช่วยในการบริการจัดการ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ แต่ผู้อื่นก็ยังสามารถได้รับข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วน อาจโดยการส่งผ่านระบบอีเมล์ หรือระบบสารสนเทศ ใน ประเภทต่าง ๆ เป็นต้น

บทบาทของสำนักงาน

ระดับของสำนักงาน ใครว่าสำนักงานไม่มีหน้าที่ หัวข้อนี้เราจะมาศึกษาเรื่องบทบาทของสำนักงาน ซึ่งในแต่ละแห่งมีความแตกต่างกันตามแต่ประเภทของงาน

ส่วนใหญ่แล้วหน่วยงานภายในองค์การดำเนินการเกี่ยวกับงานสารสนเทศขององค์กร เกี่ยวข้องกับงานการวางแผน การควบคุมดำเนินการ ให้บริการเกี่ยวกับสารสนเทศทุกชนิดขององค์กร และบริการสิ่งอำนวยความสำดวกในการปฏิบัติงานให้ส่วนงานทั้งหมดขององค์กรเพื่อให้ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สำนักงานจึงได้แบ่งบทบาทของสำนักงานได้เป็น 2 ระดับคือระดับพื้นฐาน(Primary Functions) และระดับสูง(Secondary Functions) สำนักงานขับเคลื่อนองค์กร ฉะนันแล้วทุกองค์กรจึงต้องมีสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน (Office is)

แฟ้มภาพห้องสำนักงาน

สำนักงาน หมายถึง ที่สำหรับบริหารงาน จัดการเกี่ยวกับข้อมูลและเอกสาร โดยมีการรวบรวม บันทึก และประมวลผลให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และมีความหมาย และเป็นที่ที่มีรูปแบบการทำงานเป็นระเบียบแบบแผนแน่นอน นอกจากนี้อาจดำเนินการเกี่ยวกับการบัญชี การเงินและงบประมาณ และการสั่งงาน สำนักงานประกอบด้วยบุคลากรที่ใช้วัสดุ อุปกรณ์ และระเบียบวิธีปฏิบัติงาน ในอันที่จะทำให้องค์กรสามารถดำเนินการธุรกรรมต่าง ๆ ได้บรรลุตามวัตถุประสงค์

สำนักงานเปรียบเสมือนสถานที่ในการทำงาน บริหารงาน จัดการเกี่ยวกับข้อมูลและเอกสาร สำนักงานจึงประกอบด้วยบุคลากร อุปกรณ์ และแผนงาน เพื่อให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน นอกจากนี้สำนักงานยังเป็นหัวใจในการทำงานของการบริหารงานทั่ว ๆไป เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานสารบรรณ เป็นต้น จึงมีผู้ให้คำนิยามของคำว่า ”สำนักงาน”
ในความหมายต่าง ๆ กัน ดังนี้ สำนักงาน แปลว่า ที่พัก ที่อาศัย ที่ทำการ แหล่งสถาบัน หรืออาคารที่ใช้เป็นที่ทำงาน(พจนานุกรมไทย พ.ศ. 2530)

สำนักงาน หมายถึง สถานที่ปฏิบัติงานของผู้บริหาร หรือหมายถึง สถานที่ดำเนินงานหนังสือ งานเอกสาร สถานที่ที่มีการโต้ตอบจดหมาย การจัดเตรียมแบบฟอร์มและรายงานหรืองานข่าวสารข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร และการบริหารงานเอกสาร ซึ่งงานเหล่านี้เป็นที่หน้าของ นักงานพิมพ์ดีดเลขานุการ ผู้จัดเก็บเอกสาร พนักงานบัญชี ผู้ใช้เครื่องใช้สำนักงาน ผู้ควบคุม และผู้จัดการสำนักงาน