1ใน7 บทบาทระดับพื้นฐาน (Primary Functions) ในบทบาทสำนักงาน ข้อที่ 1สำนักงานเปรียบเสมือนศูนย์ปฏิบัติการด้านเอกสาร และเป็นศูนย์กลางที่ใช้จัดเก็บ และค้นคืนเอกสารทั้งหมด เพื่อใช้ในการอ้างอิง ประกอบการตัดสินใจ หรือเพื่อใช้เป็นหลักฐานต่าง ๆ
ในปัจจุบันงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารมีแนวโน้มที่จะลดปริมาณจำนวนเอกสารลงเนื่องจากมีเทคโนโลยี เข้ามาช่วยในการบริการจัดการ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ แต่ผู้อื่นก็ยังสามารถได้รับข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วน อาจโดยการส่งผ่านระบบอีเมล์ หรือระบบสารสนเทศ ใน ประเภทต่าง ๆ เป็นต้น
